学生手册
18新利在线官网史密斯学院的技术政策
电子邮件策略
临时政策
批准:信息技术副总裁成立日期: 4/2015负责办公室:信息技术服务
最后一次修改日期:5/2015 负责执行信息技术:信息安全总监,副总裁声明大学提供的电子邮件服务产生法律、监管和制度限制其允许使用,内容,和处理的所有成员机构。这一政策提供了允许的框架和正确使用电子邮件的机构及其成员。
范围这一政策影响的史密斯学院社区所有成员使用电子邮件和消息传递服务提供的大学。18新利在线官网
政策作品简介:电子邮件(邮件)是一种建立的通讯手段和信息传输为各种机构,专业和个人的需要。史密斯提供电子邮件服务的社区成员支持大学的学术使命和管理需求。这个策略集的限制和期望在允许使用和处理电子邮件帐户,消息内容,并使用服务来满足合规要求的法律和监管要求,和一般的需求和期望,机构设置。
电子邮件帐户:
- 负责使用:史密斯使用邮件服务必须遵守所有普通用户帐户政策要求;特别是,与个人电子邮件帐户相关联的所有活动和使用帐户所有者的责任。
- 账户共享:个人帐户的使用分配给账户的人之外的其他禁止;然而,授权访问电子邮件账户是允许的。
- 帐户名称变化:邮件服务用户名与你的史密斯学院个人用户帐号,而不是单独改变史密斯或独立于你的用户名;18新利在线官网个人帐户用户名更改通常当官方注册或人力资源名称变更批准。
禁止使用:使用电子邮件服务是明文禁止的:
- 促进或参与任何非法活动,包括未经授权的任何内容的共享受到著作权法的保护。
- 获取未经授权的访问他人的文件和通信,没有实质性的制度需求。
- 来侵犯他人的权利,或者骚扰其他用户以任何方式。
- 支持,促进、游说或支持政党或政治候选人以任何方式出现的行动违反了学校的法律要求保持政治中立。
- 为筹款,业务征集或广告由官方认可的校园组织以外的团体或个人。
- 对于non-college-related商业或盈利的活动。
- 来传播“受保护的”机构的信息作为消息的一部分,或作为一个消息的内容在附件。
允许使用:一些允许使用的电子邮件服务,但有一定的限制或限制其使用,如:
- 个人通信:偶然的史密斯和偶尔的个人使用的电子邮件是允许的,但这样的消息将没有不同于其他消息关于隐私和符合这一政策。
- 大部分的电子邮件史密斯(见下面的定义):使用电子邮件服务发送大量电子邮件允许提供他们会见以下限制:
- 消息内容和收件人列表符合批量电子邮件程序包含在这一政策。
- 使用符合所有适用的法律和法规,包括但不限于can - spam行动。
- 允许接收者选择退出或从列表中被删除未来批量电子邮件消息内容相关或来自发送方的消息。
- 符合下面的程序包括在这个政策。
电子邮件隐私:电子邮件通信使用史密斯学院的电子邮件服务可能包含机密或18新利在线官网个人信息,与某些预期的隐私和信息披露等通信。电子通讯,包括电子邮件、隐私和访问受到以下限制:
- 史密斯的访问和披露信息的权利:史密斯承认大学社区的成员有一些合理的隐私期待关于它们发送或接收电子邮件消息。学院有权访问和披露电子邮件消息的内容,但只有当它有一个合法的工作要做。大学也有权披露任何执法官员的电子邮件消息。负责执行这一政策会对任何请求访问电子邮件的内容没有一个发送方或接收方的同意。这种要求必须事先批准,任何访问未经批准进行违反大学政策。
- 电子邮件服务监控:部门员工定期监控信息技术系统,包括电子邮件系统和服务。如果找到异常指示非法活动的可能性或安全或违反大学政策,他们会进一步调查和报告他们的发现这一政策的执行(s)负责。
- 怀疑政策或法律违反调查:大学可以检查电子邮件的内容进行调查的过程中引发的不当行为的迹象。
电子邮件作为一个大学的“官方记录”:电子邮件被认为是官方资源学院的通信,并可能受到其它机构或法律法规和合规要求有关机构的官方记录。这包括但不仅限于:
- 遵守法律行动等诉讼通知。
- 档案管理需求中指定的学院的“记录保留”政策。
- 遵守FERPA和其他监管要求,属于消息的内容或其附件。
违反政策政策是裁决违反学院根据学生手册和程序概述了员工手册,纪律的后果由评选机构包括解雇。一些犯罪被判处在州和联邦法律。
标准和程序
邮件附件的标准:附件邮件预计将遵守以下标准和最佳实践建议:
- 附件应该是清洁任何病毒或恶意软件嵌入到附件中。
- 不应该包含任何信息归类为“受保护的”,除非与普遍接受的加密协议,文件加密和解密关键是沟通以某种方式除了在一封电子邮件收件人(年代)。
- 必须符合这一政策好像是电子邮件消息或内容的一部分。
程序批量电子邮件:以下需求管理的使用邮件服务“批量电子邮件发送的消息:
- 分销列表批量电子邮件大量选民(100 +),包括non-Smith.edu邮件地址,必须使用官方支持批量发送电子邮件服务提供者。
- 批量电子邮件通信应该受人治理监督收件人。
- 批量电子邮件消息内容应该坚持电子邮件组成标准包含在这一政策。
- 额外的指南发送批量、广播或分配表电子邮件中列出其“邮件服务指南”在线文档。
部门程序:部门预计开发内部程序相关业务流程,支持符合这一政策。审查和批准的内部程序由行政政策负责建议如果遵从性或最佳实践出现的问题。
电子邮件组成标准和最佳实践:为了促进一致性和专业性在官方通信,更好地确保用户阅读和信任的代表大学发送的消息,遵守以下指导方针建议:
标准:
- 主题行应该直接国家重要的消息内容,避免误导或通用主题行吗
- 提供明确的联系信息收件人的问题
- 是签署最后与相关的人或部门信息
- 是批准通过某人的治理权威消息发出之前范围
- 只从一个发送@smith.edu电子邮件发件人地址,发送者信息不混淆
- 消息内容传达Smith-specific信息
消息内容的网页链接:护理时应使用在电子邮件消息包括可点击的内容,因为这是大多数φ邮件试图妥协收件人的身份或个人信息。只要合理,确保url中显式消息文本;不要隐藏链接地址后面交替点击文本。
电子邮件组成:最佳实践
- 提供一个特定的人的名字作为发送者或联系的问题
- 使用正确的语法、拼写和惯用短语
- 言简意赅
- 编辑风格:校对,审核的准确性
- 分发列表,发送到:一个个人帐户,BCC:列表
- 只发送给接受者直接消息内容的目标
- 避免“危言耸听”的词或短语,如:“你需要采取紧急行动”
定义这些定义适用于术语用于这一政策。
批量电子邮件:
电子邮件发送的消息内容的超过25收件人列表派生或维护个人或集团,收件人没有明确同意接收。
广播电子邮件:
电子邮件消息发送到一个制度维护列表(“系统列表”)的史密斯学院用户,如教师或学生名单的学生,通常从一个帐户与明确的许可发送列表;18新利在线官网收件人不能退出系统的列表。
分配表电子邮件:
电子邮件消息发送给一组用户明确同意接收消息分配表的主题或目的。
受保护的信息:
一般来说,史密斯机构信息,有特定的法律或法规遵从性的限制或保护,如社会安全号码;查看更详细的信息的综合信息安全项目。
相关信息
相关政策:
- 可接受的使用政策:综合大学的标准的可接受的使用政策所有机构信息技术相关的资源和服务。//www.enputechusa.com/its/policies/acceptable_use_policy.html
其他资源:
- 全面的信息安全计划:伞文档汇集了多个信息和数据安全流程和政策旨在提高的整体安全接触大学的各个方面的信息。//www.enputechusa.com/its/policies/cis_program.pdf
- 员工手册://www.enputechusa.com/hr/handbook.php
- 学生手册://www.enputechusa.com/student-handbook
