概述

18新利在线官网史密斯学院特殊集合积极参与捐赠管理工作和收集开发以构建其文科存档和罕见的藏书供所有的研究者使用。由三个不同的存储库——史密斯学院档案,索菲亚史密斯收集的女性的历史,和莫蒂默珍本书集合—18新利在线官网—史密斯学院特殊集合是一个健壮的资源研究美国妇女运动的历史,女性健康,史密斯学院历史,文学,艺术历史书,书。

本文档提供了关于特殊指导集合的基本承诺,包括它的使命、远景和道德。文档还提供了信息资源分配有关的因素和其他因素,指导开发决策集合。18新利在线官网史密斯学院特殊集合定期审查和更新馆藏发展政策和做法,以确保负责任的管理,符合学院和图书馆的重点,以及当前和预计的研究兴趣。

我们的承诺

任务:作为一个管家的持久价值的史料,史密斯学院特殊集合培养调查,批判性思维和知识构建通过积极参与过去,专注于未来。18新利在线官网

愿景:特殊集合设想自己是一个文科实验室:一个想象力,积极实验法和动态交换。因此,我们将提供引人入胜的方法研究,访问和教育学。我们将巧妙地牧师材料有关女性的历史、材料的历史文本,和学院的机构记忆。通过这些努力,我们将我们的社区参与的过程中发现我们档案事业的核心。

收集发展原则

• 访问。收集的材料,使他们可以使用任何研究员不管背景,研究兴趣,受教育程度,或研究目标。特殊集合支持自由交换想法和信息通过促进尽可能广泛的访问我们的材料。
• 文档。培养强有力的证据需要专业知识内容和上下文。管家评价潜在收购提供有意义的证据,以确定哪些材料的想法,社区,价值观,和经验。管理员选择材料,这样的社区可能会看到他们在过去与证据档案和稀有的书。\特殊集合促进问责制;物证文档、反映和挑战假设过去的知识和经验。
• 包容。收集需要从事multi-voiced、包容的角度来看,扩大网络,并故意在扩张的声音代表持有特殊的集合。
• 著。人员受益于获得稀有书籍和档案的集合构成密集的网络连接的想法,活动,历史的演员,和工作。特殊集合相信这些上下文提高这些材料的研究价值,这是一个重要的考虑因素在并购决策。
• 可靠性。档案的证明价值和罕见的书需要透明和共享的理解如何以及为什么他们创建、选择和维护。材料的来源(包括捐助者和书商)必须负责记录和披露的材料来源,任何事件,会使得他们的真实性。
• 责任。负责管理需要充分考虑生态系统的材料已经在我们的护理,确保特殊集合维护资源能力的材料收集和管家下去。
• 保存。获得材料在一代又一代只能通过物理和数字内容的深思熟虑的管理。特别集合将作出合理的努力确保材料的保存由特殊的集合到未来。

大学档案馆

大学档案馆收集材料,记录的生命学院,教师,学生,女校友和员工。材料从正式办公文件,出版物,照片,以及其他为雇佣工作,由学院在学院的员工业务;材料记录教师和学生的学术支持企业;未发表的材料由本科生和研究生的过程中他们的学术生涯史密斯。这包括物质生产在校外学术项目,如史密斯的大三出国计划。

当前收集区域

大学档案馆继续收集材料相关的行政和学术大学的历史;学生参与大学生活的历史包括课程和课余活动;身体发育的校园。这包括,但不限于:

• 政府。董事会、校长办公室主任教师、学院院长;院长的学生;类院长的办公室,包括办公文件、人事记录和学生档案
• 行政办公室。支持行政办公室的工作,包括图书馆、设施管理、体育、各种中心
• 学术学校/项目。学校社会工作的记录;研究生课程在教育、体育运动研究中,舞蹈
• 部门。记录包括办公文件、教学大纲、会议纪要、出版物
• 教师。论文,包括信件,研究文件,委员会文件,大学委员会文件,照片记录他们的工作在大学支持大学的学术使命。
• 学生。材料记录课程和两个本科生和研究生的课余活动;可能包括的记录学生组织、学生报纸/文学出版物;书信、日记、日记、相册、照片剪贴簿的本科生

新的收集领域

高校档案的材料记录传统的白色,有雄厚的基础重新故事围绕史密斯的政策,教学,和活动。大学档案馆收集策略产生了认识到差距,现在寻求扩大史密斯学院的故事包括学院的多方面的、多样的社区。18新利在线官网为此,高校档案馆将专注于收集文档在这些领域:

• 性取向非二进制性别(s)的故事,作为大学生活的一部分。
  学院正积极从事复杂和重要的谈话关于性和性别流动性支持的学生,同时依然忠实其核心价值教育的女性。文档的过程可能包括政策讨论、学生组织、和个人的故事。
• 在史密斯的人颜色,包括工作人员、管理人员和与特定关注学生在住宅生活的经验,因为它关系到史密斯学院的文化。18新利在线官网
• 在大学背景下员工问题。
  最大的弱势团体之一的大学档案是史密斯学院的员工——non-unionized以及工会的人。18新利在线官网
• 科学,技术,工程和数学(茎)项目发展
  大学档案馆要开始收集相关材料双度,选择工程项目,夏天科学与工程项目文档这些开创性的妇女在科学项目

相关的材料

大学档案馆寻求包括课外学习,非官方材料开发/由本科生和其他学院的成员,因为它提供了一个深度的故事,官方文件不能。大学档案馆积极寻求大学生创建材料记录学生的生活,包括:新利18体育中心

• 信回家,剪贴簿
• 学生杂志和类似self-publications创建
• 课余活动的照片
• 学生与学生相关的政府和组织的利益

材料学院档案不接受

女毕业生材料post-Smith期间创建的,除非它与大学服务和聚会活动。任何项目的多个副本和任何非史密斯相关材料。

高校档案管理

史密斯学18新利在线官网院档案致力于记录“大学生活”,在这个过程中收集记录由管理员、办公室工作人员等相关方的高等教育。并不是所有的记录由这些办公室具有永久价值的大学,但仍然必须保持指定的一段时间。这是一个记录管理程序的目的。一个机构与一个强大的档案和记录管理程序是目标,记录管理程序识别和提要永久和历史学院档案的记录。

18新利在线官网史密斯学院保留记录和保存重要的业务和操作维护学院的历史记录,以确保当前和未来的业务,并遵守其法律义务。这是通过大学的记录管理政策制定于2006年。学院将保留这些记录的时间长度是适合他们的性质和法律要求。记录管理政策在2013年被修订。为进一步的信息记录管理程序,请参阅记录管理。

索菲娅史密斯妇女历史的集合

自1942年以来,史密18新利在线官网斯学院收集文档的人改变世界代表女性和其他性少数人群。索菲亚史密斯收集(SSC)拥有非凡的女性的历史,举世闻名的档案集合在以下领域:

• 美国妇女选举权运动导致美国宪法第19号修正案
• 运动对生殖健康、访问和正义
• 二十世纪后期的妇女解放运动

SSC欢迎更多的历史价值的集合在上述地区,特别是集合,讲故事不是在我们当前的资产。存储库中寻找记录文档有色妇女的生活,性和性别少数民族,在这些运动和非凡的领导人,特别是当这些类别相交。

虽然确实是独一无二的,每个人的故事和贡献的员工可以选择不接受额外的同样表示在当前资产的集合。如果员工确定一组可能不是一个理想的适合索菲亚史密斯收集、交替存储库将提供给感兴趣的捐助者。

扩大当前收集区域

18新利在线官网史密斯学院的特殊集合是幸运受益者许多重要的集合。然而,在收集一些领域我们仍然努力完成致密,有意义的网络相关的记录。我们尤其渴望补充现有集合在以下领域:

• 女人的倡导环境正义
• 偶像破坏者女权主义作家、艺术家、电影制作人和建筑师
• 女性工作结束大规模监禁和提倡对被监禁的人
• 工人阶级妇女鼓动经济正义
• 明确在同性恋和同性恋社区

研究人员收集最强,最有用的,当它代表各种各样的女性在谈话的背景和想法。

新的收集领域

今天,由女性为社会变革运动积极分子经常地址区域,在史密斯学院尚未广泛收集。18新利在线官网在未来五年,我们计划继续收集与个人和组织合作创造了相关文档以下想法:

• 完全民事权利反式和性别不合格的人
• 倡导妇女全面参与和识别在科学,工程,技术,和数学(STEM)
• 女性作家写作对于年轻观众,尤其是年轻女孩或其他性少数人群
• 搅拌对工人的权利在性别上下文中,尤其是性工作者

我们收集的材料

相关的文档

这些例子是要提供指导和并不详尽。

• 个人反思生活、工作、或重要事件
  日记和期刊、个人通信(纸质和电子邮件)、回忆录、剪贴簿和其他内存书籍、博客、对话或事件的录音
• 文档的艺术家或作家的创作过程
  的草稿写作,草图和其他准备作品,艺术家的语句
• 重大事件的直接证据或工作生活的人或组织
  照片、新闻、演讲和其他准备好的稿子,独特的研究资料(如数据、实地调查、采访)
• 证据的友谊、爱情和家庭网络,影响一个人
  家庭生活的信件、社交媒体、文档,照片
• 文档所说的一个组织的组成和优先级
  成立章程,组织图表、格兰特建议、战略计划、项目计划、决策的文档(例如,会议指出,信件,报告)

收集历史资料

通常收集材料不是由捐赠者,当他们反映时代和网络的一个人或组织是一个部分。在大多数情况下,存储库很乐意接受以下材料,特别是当他们代表一个有意义的时间在一个人或组织的生活。

• 罕见的发表我们的收集相关材料领域(例如,small-print-run杂志,杂志,和报纸)。
• 收集蜉蝣(如按钮、标志、海报、保险杠贴纸)
• 罕见的声音和录像我们收集相关领域

索菲亚史密斯收集材料一般不会接受

索菲亚史密斯收集将只接受以下材料在不同寻常的情况下;员工总是愿意讨论下列是否适合收购:

• 不是由捐赠的书籍
• 煤炭价格声音和录像
• 媒体播放的录音不特性捐献者
• 剪报或煤炭价格的报纸、杂志、学术期刊
• 的草稿出版的学术著作
• 学术研究文件
• 复制的材料从其他档案
• 现存的原始材料的复印本
• 对象(例如,奖杯、斑块、服装、家居用品)
• 收集艺术品(我们可以连接你的同事在史密斯学院艺术博物馆,是合适的)18新利在线官网

材料索菲亚史密斯收集不能接受

• 第三方医疗记录(例如,一个治疗师的笔记对她的病人)
• 第三方教育记录生活的人(例如,一个老师的成绩单发布或分级,标记副本的学生工作)
• 非法色情

莫蒂默罕见的藏书

莫蒂默罕见的藏书(MRBC)支持史密斯学院的课程,使史密斯学院特殊的集合作为实验室的探索材料文本的历史和文化。18新利在线官网MRBC包括楔形文字,欧洲中世纪的手稿,罕见的印刷书籍,文学档案,艺术家的书籍、平面艺术、数字对象和其他历史文化持久价值的材料。

存储库涵盖了各种各样的主题和时间顺序,地理上广泛,与传统优势在欧洲和美国创建的文本对象。主要教学集合,MRBC支持调查和参与,在广泛的学科。

作为我们的责任的一部分,建立一个多样化的人类记录,MRBC寻求扩大集合中所代表的传统和声音。存储库发展集合通过前台操作支持学院的课程和收集材料导致富有想象力的调查证据的价值,批判性思维和知识构建。鼓励教师联系馆长讨论MRBC如何支持和丰富他们的研究和教育学。

莫蒂默珍本书收集目前有许多优势,包括:

现有的收集区域

• 印刷的历史,包括欧洲incunables(1501年之前印刷的书籍),欧洲和北美的书生产的例子,出版商的绑定,书夹克,和使用
• 历史书的插图
• 艺术家的书籍、平面艺术和现代新闻精品书籍
• 和档案材料发表的著名的女性作家,包括弗吉尼亚·伍尔夫和布鲁姆斯伯里团体的成员,西尔维亚·普拉斯这样的诗人,和玛丽雪莱
• 17 - 18世纪&英语戏剧和儿童文学,18世纪的英国文学,和爱尔兰文艺复兴
• 语言学和英国语言学与词典编纂
• 女同性恋低俗小说
• 美国女性旅游者在国外,包括意大利旅行和17到18世纪的指南朝圣地点
• 经济学
• 18世纪早期英语政治小册子
• 女性教育

当前收集区域

• 书的历史和艺术。加强本工件和例子;添加活动家平面艺术;多元化的文档书生产和使用,包括在亚洲,拉丁美洲,非洲和中东地区;扩大本作品的创造者弱势团体。
• 材料文本边缘化群体。包括美国黑人文学和黑色印刷文化,亚裔美国文学,全球印刷文化,和其他材料的文献支持的课程。
• 科学的历史。作品由女性的历史科学,技术,工程和数学,关注植物和其他自然历史材料和数据可视化的历史

相关的文档

• 书注释和其他标志的使用
• 书artifactual例子

材料莫蒂默罕见的藏书一般不接受

• 复制的材料已经举行
• 将大量的出版物
• 不对齐的出版物与当前课程的大学
• 原始材料的复印本,除非他们特定的课程需要服务
• 非书籍艺术品

莫蒂默罕见的藏书不接受材料

• 材料没有明确的标题

潜在的和当前的捐助者指南

收集管理者努力工作与所有捐助者和卖家管理材料的转移史密斯学院,或者如果收集的材料并不是一个活跃的地区,帮助捐赠者找到合适的家庭为他们的档案材料。18新利在线官网之前发送的材料特殊的集合,捐助者和卖家应该适当的管家或接触,如果不确定,特殊集合的主任。

一般步骤档案或珍本书的收购

• 因为史密斯学院获18新利在线官网得材料构成无限期的承诺,特别重视这收集责任集合。获得材料的决定是由存储库管理员,主管特殊的集合,院长库。
• 所有的并购都是由契约的礼物或销售协议。管家、捐助者、和卖家将有机会讨论并同意条款。
• 重要的是要收集了解捐赠者的管家和卖家预期;这些期望将讨论、协商,最终反映在行动的礼物或出售。
• 允许特殊集合做出明智的决定,捐赠者和卖家提供的信息的广度和深度的材料。这可能有多种形式,包括提出的库存材料或现场调查,由管家。
• 作为评估的一部分的材料转移之前,请通知特殊集合的任何材料,可能需要暂时限制研究使用,保护自己的隐私或或第三方的合法权益。在特殊情况下,特别收集机制来限制时间的访问研究员。这个决定是同意和记录在礼物或出售的行为。
• 在转移之前,捐助者和卖家会稳定材料。这可能包括将松散的文件在文件夹和标签文件,审查和标签的声音和视频记录,检查环境污染物。
• 特殊的集合将有助于管理安全、专业的运输的物理材料和电子记录的转移。
• 18新利在线官网史密斯学院将提供一个信承认收到的礼物可能用于税收目的。
• 特殊集合选择材料,最好是生活和工作的证据。作为正常活动的一部分,档案可能会删除一些记录,提供更少的研究价值。捐赠者可能会选择这些材料回来了。
• 材料获得转移后不久被描述,这个描述可用网络,为全球的发现。特殊集合促进所有集合的存在,甚至集合,可能不会立即访问研究。
• 这些材料将用于研究的过程中,在一定程度上允许通过法律协议,现场或通过重复请求。
• 特别集合可把材料或陈述的材料放到网上来促进更广泛的研究使用。

选择档案材料

在选择材料捐赠或出售,特殊集合鼓励您考虑以下:

• 上下文。提供上下文内容的史料可以帮助研究人员了解如何以及为什么材料创建或收集,他们为了个人或组织的。通常,这确保文件夹一样简单和数字目录标签,说明文档和他们联系。通过材料后,如果你意识到他们不为自己辩护,这可能是有用的写一个备忘录,事件,活动,以及这些文件的人代表包括捐赠。
• 真实性。研究人员可以通过一个人的生活的记录被组织为自己记录的内容。尽量保持材料的方式是真实的生产和使用它们的方式。特殊集合不太关心整齐地材料是如何组织和更担心我们都有上下文需要明白他们对你意味着什么。
• 独特性或罕见的内容。特殊集合寻求收集作品来自你的手和你的思想,或者您可能已经收集并极大地影响了你,但从来没有广泛使用。特殊集合不太可能获得书籍,剪报,广泛地发表过文章,或其他材料,可能会发现在图书馆,报纸或杂志的数据库。

法律和道德的考虑

所有材料接受,通过捐赠或购买,是否由法律协议。中央指导文档捐赠礼物的行为是由以下几点:

• 标题转移材料的史密斯学院的捐赠者18新利在线官网
• 声明确定的管理材料、版权、访问、听、和电子记录(如适用)
• 国税局(IRS)声明的礼物

礼物的事是收集管家和捐助者之间的对话的基础。通过协议,史密斯学院尽可能澄清有关的各方权利和18新利在线官网义务材料捐款。讨论契约的条款是最好的方法来确定捐赠者的意愿,并确保这些愿望将在未来执行。

材料被出售协议收购类似的过程。从书店直接销售,发票可以作为文档的法律所有权的转移到大学。购买档案集合,将谈判出售协议,概述如下:

• 标题转移
• 销售价格和支付方式
• 决心或转让版权
• 环境管理访问
• 转移的材料的方法
• 一般条款和条件

隐私

按照史密斯学院特殊集合的值,我们肯定,18新利在线官网捐助者的档案材料有着责任考虑第三方的隐私。捐赠者的材料收集在他们的生活中可以揭示其他的敏感信息。捐助者负责审核材料发给学院之前,和,如果可能,讨论第三方信息的包容与那些受影响和适当的收集管理。

格式

18新利在线官网史密斯学院特殊集合接受材料在本文中概述的收集范围,无论格式。一些格式(特别是贬值电子记录和高危声音和视频格式)需要特殊管理的持续保护和使用。决定是否购买这些材料可能敏感资源约束。

数字化

18新利在线官网史密斯学院特殊集合从事点播和战略数字化项目,这样更多的材料将会获取更多的研究人员。任何材料数字化可能会放在网上,除非另有限制。数字化是罕见的整个集合,因为密集的资源需要这样做。

税收和财务评价

在当前美国税法,捐助者希望获得税收减免的礼物价值超过500美元但不足5000美元必须文件完成了国税局的形式8283;填妥的表格必须提交给史密斯学院特殊的集合。18新利在线官网导演的特殊集合将签署验证收到的礼物捐赠的形式返回之前的问题。

礼物的价值超过5000美元的捐赠必须获得一个正式的评估伴随一种国税局8283。一份评估还应提交给史密斯学院特殊的集合以及8283年的税收形式完成。18新利在线官网美国国税局8283和指令形式完成网上可以找到这里。

虽然特殊集合员工内容专家能够提供材料提供大学的历史评价,他们不能提供财务评估,税务或其他法律建议。捐助者财务负责的财务评估材料,应该选择他们的财政有价值的材料。材料通过特殊的集合可以用于财务评价(供体)安排在正常营业时间。一个评估的成本是捐赠的责任和本身可能是免税的。

作为一项政策,史密斯学院特殊集合员工不能推荐个18新利在线官网人估价师。鼓励捐助者咨询本地目录或网站通过评估人员可能发现,如新英格兰南部的古旧书商,古旧书商的' Association of America,古旧书商协会。

听

集合是经常评估和可能希望保持特殊集合相关的利益相关者。综述可能需要删除部分或整个集合,坚持专业,美国档案工作者的最佳实践和社会的道德规范,罕见的书籍和手稿部分的道德规范和社会的美国档案的重新评价和听指南。材料复制控股,超出的收集范围,或其它不符合史密斯学院的使命特殊集合可能出售的收藏品,捐赠协议和法律限制。18新利在线官网听就意味着材料的破坏,还捐赠的材料,或材料的转移到另一个存储库中。最后听决定董事批准的特殊集合和院长库。

口述历史

18新利在线官网史密斯学院的特殊集合可能收集口述历史项目的产品,结合收集政策和符合特定的条件。口述历史学家考虑项目的产品,他们希望捐献特殊集合是敦促提前联系相关的管家好这样一个项目,以确保它将满足所有标准。请参考18新利在线官网史密斯学院特殊收藏口述历史政策为更多的信息。

操作的影响

成功的持续管理的集合需要混合的初始和持续的资源,包括人员、空间、物资、设备、和开销。在可能的情况下,金融礼物帮助支持正在进行的资源需求集合大大增加特殊的集合的能力提供持续的获得这些重要的资料。