外部组织和个人

外部组织或者个人希望举行一个事件在史密斯校园应该直接与事件管理办公室(情绪),讨论空间,费用和保险,要求参观可用设备适用的地方。

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EMO服务

合同

EMO人员将准备合同和成本预测和通知客户的保险需求。

协调和帮助

EMO提供咨询、活动策划工具和后勤的协调和建议。我们可以提供活动和预算清单,地板计划,政策和程序和计划时间表。我们咨询,协助客户解决在需要的时候,以确保事件是成功的。合同,保险需求和成本预测产生的情绪和发送到客户。

日期咨询

情绪的员工将进行一个初始事件的回顾和提供建议提出日期。

管理

除非一个事件是由史密斯学院赞助或支持部门,情绪的员工将外部组织的主要接触的事件。18新利在线官网

空间调度/资源

EMO人员将保留空间事件和请求的资源服务提供部门。

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政策

额外的位于工作的方针、政策活动策划和资源形式页面。

筹款活动由外部组织

外部组织可以租最史密斯学院设施(不包括房子和诗歌中心)筹款活动,租赁,服务18新利在线官网和管理费用和保险需求。所有这些事件都必须通过管理办公室的事件。

许可使用史密斯设施并不意味着任何一个事件或组织的支持;如果一个组织寻求官方史密斯参与事件,情绪必须协调和批准请求与史密斯的总统和/或大学的代表。

情绪必须审查和批准任何事件的宣传,确保史密斯的名字仅包括用于定位,大学不能被误解为一个赞助商。政治事件,请审查18新利在线官网史密斯学院的政治竞选活动的政策。

食物

食物是只允许在列出的房间吃饭的校园保留房间部分。你可以用史密斯学院餐饮服18新利在线官网务,带在自己的食物,或在一些地方雇佣外部供应商。所有要求史密斯餐饮应直接通过史密斯的餐饮办公室。

当雇佣外部位,回顾你的合同,应涵盖所有细节,包括费用、员工、税收、赠品、保险、额外费用、付款进度和取消政策。我们提供了一个列表,当地的餐饮业工作同史密斯和外部客户史密斯校园;然而,你可能会选择一个供应商没有列出。有一个100美元费用的使用外部的会议中心。

如果家常便饭或guest-prepared刊登无执照厨房的食物提供央视报道中,你必须提供标志包括:
“这食物是由______ home-prepared。”(e.g. swim team, supporters, etc.)
“这些食品含有____。”(list particularly potential allergents, such as nuts)
“这是________的筹款活动。”(e.g., swim team)
“过程将直接进入______(例如游泳队)。

酒席后负责会议中心以外的程序和厨房的使用指南。

保险需求

所有外部个人和组织使用史密斯学院财产必须符合学校的保险需求。18新利在线官网18新利在线官网史密斯学院不提供全面的一般责任(#)覆盖率作为一个骑手政策外部的个人或组织使用大学的财产。这并不适用于会议中心。附加信息,调度活动协调员联系413-585-2179。

租赁费用和相关费用

外部客户评估费用空间租赁和服务来支持一个事件。18新利在线官网史密斯学院提供了降低利率来北安普敦的组织提供一个国税局501 (C)(3)免税信。

确认

仍保留外部个人和组织初步直到签署合同,保险活动协调员收到证书和存款。