资金管理

当大学收到获奖通知的过程从pre-award post-award阶段。授予政府赞助的研究机构密切合作,以确保平稳过渡从pre-award post-award活动,组长和员工post-award政府的奖项。

授予政府将与主要研究者接受和/或授予或合同谈判。这个过程始于审查所有的条款和条件奖,授予政府将突出任何特殊的条款和条件,如限制,和需求,以及验证协议的元素。

如果有必要,授予政府将谈判代表大学的首席研究员奖的条款和条件。如果没有问题或谈判进程,该奖项将搬到一套设置过程。

所有奖项流入赠款主任会计师,正式批准的预算和拨款或其他官方指定机构。

PI / PD负责监控所有费用收取。我们建议您检查你的拨款预算至少每月一次旗帜,以避免成本超支和识别任何不当。错误可能发生,但费用公布轻易格兰特在错误可以移动,如果错误是在短期内。确保所有发票、凭证、提交和工资费用正常收取到格兰特。格兰特预算超支费用PI / PD的部门。

你可以查看你的登录BannerWeb(通过拨款预算史密斯门户)。

所有非薪资支出分配给任何赞助项目审查和批准资助政府在处理之前确认费用是一致的条款和条件奖和识别提供足够的文档和理由。这个过程的一个例外是ProCard费用,由赠款管理评审后发布(见ProCard费用)。一个费用是允许赞助项目如果符合下列标准:

1. 一个合理的谨慎的人会购买这个项目,支付同样的价格;一个独立的安排。
2. Allocatable-expense按比例分配给项目效益计划目标;侦探是负责任的人决定了比例收费项目。
3. 一直当作费用由机构给定相同的治疗相同的环境。
4. Allowable-all上面三个标准,允许直接成本费用是该合同的条款和条件。

联邦支出协议的规定CFR 200 -统一管理需求、成本原则,审计要求联邦奖。如果你有问题关于allowability的商品,建议您联系资助政府将购买之前。

文档是需要维持购买由赞助的资金来源。联邦政府资助购买所需要的文档包括采购订单、发票、竞争报价或方案的副本,理由唯一选择,来源和成本/价格分析,以及批准。经验法则是,所有文档都应该“不言自明”。所有费用文档扫描到横幅系统和保留依照联邦和州法律要求赠款和合同。

大学ProCards可能不是直接设置为默认外部资助。如果任何grant-related指控是在大学ProCard,费用必须分配给格兰特遵循适当的程序和审批流程。

赠款管理协助预算和审查成本向史密斯学院赞助的项目。18新利在线官网这个过程可以确保一个公平程度的合理分配和allowability赞助项目的成本。然而,偶尔发布和分配中的错误发生在任何会计系统。主要研究者的职责是定期检查,确保合理的分配和成本收取赞助项目的准确性。定期检查应该发生在合理期限内发布到分类帐。主要调查人员应定期检查他们的联邦奖。一旦事务发布到史密斯总帐和需要重新分配,转让的请求是杂志或成本转移。请参考成本转移政策澄清什么费用转移符合成本转移。

所有期刊和转移成本、工资和non-payroll必须授权的主要研究者或被任命者和被审查和批准资助政府之前被处理。

杂志请求应包括《华尔街日报》截图或打印输出的原始发布交易,所有原始文件的副本。

如果项目被确定为一个成本转移,那么它必须包括上述所有文档所需期刊以及成本转移的形式完成。

授予政府赞助机构所需的所有财务报告做准备。不提供任何财务信息赞助商没有验证的助理主任赠款管理。

PI / PD负责所有叙事或技术报告。许多赞助机构要求的年度进展报告;检查具体授予条款和条件。所有叙事报告的副本和信件faculty-initiated拨款应该转发给相关赠款管理。所有叙事报告的副本和信件相关机构拨款应转发到公司办公室与基础关系。

格兰特是关闭一次最终报告的所有要求和所有可交付已经完成和接受的赞助商,所有收入已经收到。

最后一个赞助项目的基金将为任何错误了。在这个过程中如果发现的任何禁止的费用费用必须被转移到一个部门基金。成本分摊和努力将验证报告和赤字需要清除。此外,必须关闭任何打开的障碍。如果项目是固定的价格和平衡存在,授予政府将停止该基金根据固定价格协议的停止指令。

毕竟内部和外部的需求已经满足,格兰特格兰特政府将开始关闭过程记录在格兰特出清存货清单和将批准文件的保存期的记录。

预算计划的财务表现奖过程中批准的项目或计划。一旦获得授权,批准预算进入旗帜。获得预算可能不同的建议。授予政府总是进入预算所获得的赞助。

已获得资助后,π可能决定批准的预算分配不符合实际工程的需要。他/她可以请求调拨资金从一个支出类别,类别代码或帐户,到另一个帐户,更好地反映项目的需求。这个过程称为rebudgeting或预算修订。

有各种各样的变化涉及要么内部或外部批准的资助。这些可以包括:

• 调整项目周期的长度
• 工作范围的变化
• 添加subaward
• π的变化或添加Co-PI
• pre-award成本超过90天
• rebudgeting预算线的物品
• rebudgeting参与者的支持成本(特定国家科学基金会奖)

请求的类型以及赞助商的需求和格兰特条款和条件,指定请求能否与赞助商进行审核和批准内部或外部。重要的是要注意,在这两种情况下,请求必须审查和批准经费管理。

许多联邦机构有权力批准这些变化转移到受奖者机构。如果首席研究员希望修改获得拨款预算或使另一个管理的变化,他们应该联系授予政府适当的程序。实际的书面变更请求必须使用事先批准请求的形式。

Subrecipients提交发票直接拨款管理。初始审核后授予政府将发票转发给首席研究员批准。一旦π已经批准它,发票返回赠款管理来验证签名和处理任何其他授权费用。

发票之前批准的π应当检查它,以确保收费是正确的,容许计费周期的问题。如果π不同意任何费用发票不应该批准并向应通知的任何问题。发票应该只批准如果π的工作是满意的。

e - verify系统是一个基于互联网的系统由美国国土安全部(DHS)与社会保障局合作(SSA),允许参与雇主电子验证他们的新员工的就业资格。

任何联邦合同或分包合同,授予在9月8日,2009年,包括e - verify条款(48。& 52)CFR分2,22日,超过120天,100000美元,和分包合同包括条款和超过3000美元,需要e - verify系统所有新员工,包括学生的工人。

所有员工在联邦合同史密斯学院必须完成表格i - 9。18新利在线官网的办公室人力资源和工资将史密斯确保所有员工和学生在联邦合同处理的e - verify系统。

参与者支持成本成本支持那些正在接受培训的机会作为一个研讨会的一部分,会议,研讨会,研讨会或其他短期教学或信息共享活动由赞助奖。成本可能包括津贴或生活补助,旅行津贴,支付注册费或代表的参与者(不是员工)。一个参与者不执行工作或服务项目或计划。参与者不需要交付任何大学或提供任何服务,以换取这些支持成本。

禁止的成本是由史密斯学院的非可补偿费用联邦赞助协议的条款和条件下和18新利在线官网/或那些专门认定禁止的CFR 200 -统一管理需求、成本原则,和审计要求联邦奖(“统一指导”)公布的美国行政管理和预算局(OMB)。

采购:史密斯学院采用了新的18新利在线官网统一的指导(CFR标题2:资助和协议部分200)12/26/14,但选择推迟采用采购规定到2019财政年度,2018年7月1日开始。